Job Information FIN and HR Assistant NGO Information
Contact Name Admin
Contact Email
Job Information
Contract Duration
Governorate Erbil
Job Shift
Nationality Not Applicable
Working Hours Full Time
Posted 2019-05-16
Requirements
Minimum Education Diploma (Two Years)
Degree Title Finance, business or administration
Minimum Experience 2 Year
Required Travel Not Required
Job Status
No Of Jobs 1
Published Date 2019-05-16
Deadline Date 2019-05-24
Location
[Erbil,Iraq ]
Description

MAIN PURPOSE

Execute administrative tasks and do follow up of project accountancy, according to administration manager’s indications and MSF procedures, in order to ensure legal compliance and keep a strict control over monetary resources.

الهدف الأساسي

تنفيذ المهام الإدارية ومتابعة محاسبة المشروع ، وفقا لتعليمات مدير الإدارة وإجراءات منظمة أطباء بلا حدود من أجل ضمان الامتثال القانوني والحفاظ على رقابة صارمة على الموارد النقدية.

SCOPE OF RESPONSIBILITIES:

  • Execute administrative and legal related tasks checking payroll calculations and updating personal files
  • Implement cash management procedures in order to ensure the highest control and security, and ensure cash availability.
  • Prepare employment contracts in conformity with legal requirements
  • Enter data into the HR database and personal files and keep them up-to-date in order to facilitate HR processes management.
  • Draw up monthly pay slips for all staff
  • Follow up all expiring rental contract dates and inform the Administration Manager in order to leave enough time to arrange a renewal or look for some other alternative.
  • Assist the administration manager in the prevision of monthly treasury
  • Process the payment to suppliers and keep strict on all documentation involved
  • Carry out all accounting tasks and activities in order to ensure strict control of all expenditures and the reliability of statements and documentation.
  • Classify and prepare all accounting pieces as requested by the Administration Manager, file the accounting documents and enter the accounting pieces in the accounting software
  • Support the Administration Manager in translating documents into local language. 

 

نطاق المسؤوليات:

  • تنفيذ المهام الإدارية والقانونية ذات الصلة كالتحقق من حسابات الرواتب وتحديث الملفات الشخصية
  • تنفيذ إجراءات إدارة النقد من أجل ضمان أعلى قدر من السيطرة والأمن ، وضمان توافر النقد.
  • إعداد عقود العمل بما يتوافق مع المتطلبات القانونية
  • إدخال البيانات في قاعدة بيانات الموارد البشرية والملفات الشخصية والاحتفاظ بها محدثة من أجل تسهيل إدارة عمليات الموارد البشرية.
  • تجهيز قسائم الأجور الشهرية لجميع الموظفين
  • متابعة جميع تواريخ عقود الإيجار منتهية الصلاحية وإبلاغ "مدير الإدارة" من أجل ترك الوقت الكافي لترتيب تجديد أو البحث عن بديل آخر.
  • مساعدة مدير الإدارة في توفير الخزينة الشهرية
  • معالجة المدفوعات للموردين والحفاظ صارمة على جميع الوثائق المعنية
  • القيام بجميع المهام والأنشطة المحاسبية من أجل ضمان رقابة صارمة على جميع النفقات وموثوقية البيانات والوثائق.
  • تصنيف وإعداد جميع القطع المحاسبية على النحو المطلوب من قبل مدير الإدارة ، ملف المستندات المحاسبية وإدخال القطع المحاسبية في برنامج المحاسبة
  • تقديم الدعم لـ"مدير الإدارة" في ترجمة الوثائق إلى اللغة المحلية.

 

MSF SPECIFIC CONTEXT :

Managing the cook and cleaners (instructions, advice, leaves, daily workers for replacement, etc.) to ensure their availability and the quality of their work all the time.

 

السياق المحدد لمنظمة أطباء بلا حدود:

  • إدارة الطباخ والمنظفين (تعليمات ، نصائح ، إجازات ، عمال يوميون لاستبدالهم ، إلخ) لضمان توافرهم وجودة عملهم طوال الوقت.

 

 

Qualifications & Preferred Skills

REQUIREMENTS:

  • Education: Finance, business or administration related diploma.
  • Experience:
    • Essential previous working experience of at least two years in relevant jobs.
    • Desirable experience in MSF or other NGOs in developing countries.
  • Languages: English and Kurdish are essentials. Arabic is highly desirable.
  • Knowledge: Essential computer literacy (word, excel and internet)
  • Competencies:
    • Very good communication skills
    • Very organized
    • Confidentiality
    • Teamwork, Flexibility, result oriented, stress management
    • Commitment to MSF Charter
  • Workplace: Erbil Office
  • Starting date: as soon as possible

المتطلبات:

  • التعليم: دبلومة في التمويل أو الأعمال أو الإدارة.
  • الخبرة:
  • أساسي: خبرة العمل السابقة لا تقل عن سنتين في الوظائف ذات الصلة.
  • مرغوب فيه: خبرة في أطباء بلا حدود أو غيرها من المنظمات غير الحكومية في البلدان النامية.
  • اللغات: الإنجليزية والكردية اساسيتان , العربية مرغوب فيها للغاية.
  • المعرفة: معرفة الامور الأساسية في الكمبيوتر(وورد ، اكسل والإنترنت)
  • الكفاءات:
  • مهارات قوية في التواصل
  • منظم جدا
  • الإلتزام بالسرية
  • العمل الجماعي ، المرونة ، التطلع والتوجه الانتاجي ، إدارة الإجهاد والضغط
  • الالتزام بميثاق منظمة أطباء بلا حدود
  • مكان العمل: مكتب أربيل
  • تاريخ البدء: في أقرب وقت ممكن

 

 

How To Apply

APPLICATION :

To apply, applicants must submit a complete file by the 24TH  of May to the MSF CV box or by mail at recruitment.ocp@gmail.com, stating the job title on the envelope / the subject  : ERBIL – FIN HR ASSIS – May 2019

File has to contain :

  • Cover letter in English
  • CV in English, which clarify state experience by writing the organization you have worked, the duration of the employment (which year and how long) and description of the job you performed
  • References / work attestations related to experiences described on CV
  • Copy of Diplomas
  • Copy of Identity Card / Residence Card (if relevant)

We strongly encourage you to submit your application as early as possible

We advise you that uncomplete files will not be considered


ON
LY SHORT LISTED CANDIDATES WILL BE CONTACTED

 

 

 

التقدم:

 

للتقدم ، يجب على المتقدمين تقديم ملف كامل بحلول الرابع والعشرين من أيار  إلى صندوق السيرة الذاتية لمنظمة أطباء بلا حدود أو عن طريق البريد على recruitment.ocp@gmail.com ، مع ذكر المسمى الوظيفي على المظروف / الموضوع:ERBIL – FIN HR ASSIS – May 2019

يجب أن يحتوي الملف على:

  • رسالة غلاف باللغة الإنجليزية
  • السيرة الذاتية باللغة الإنجليزية ، والتي توضح وضع تجربتك عن طريق كتابة اسم المنظمة التي عملت بها ، ومدة العمل (أي سنة وطول المدة) ووصف الوظيفة التي قمت بها
  • المراجع / شهادات العمل المتعلقة بالتجارب الموصوفة على السيرة الذاتية
  • نسخة من شهادة\شهادات الدبلوم
  • نسخة من بطاقة الهوية / بطاقة الإقامة (إن وجدت)

 

نشجعك بشدة على إرسال طلبك في أقرب وقت ممكن

يرجى الانتباه بأنه الملفات غير المكتملة لن يتم اعتبارها -

سيتم الاتصال فقط بقائمة المرشحين المختصرة

Linkedid Twitter Share on facebook